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En J. de Haro Ecográficas Sevilla sabemos que organizar un congreso, una convención,  unas jornadas, un simposio, un taller de trabajo o cualquier otro tipo de evento, no es una tarea sencilla y que requiere, por un lado, de una buena planificación para que sea un éxito y por otro, de un comité organizador cohesionado, eficiente, profesional y competente en este tipo de cuestiones.

En primer lugar debemos determinar fecha y lugar del evento. A tal fin es necesario tener una previsión de asistentes para poder reservar el espacio en función de ese número de participantes esperado. Ese mínimo de asistentes es el que constituirá la base a partir del cual se desarrollarán el resto de acciones. Las confirmaciones finales se harán una vez se abra la inscripción oficial, se hagan llegar las invitaciones por los diferentes canales de comunicación.

El diseño y planificación temporal de detallada de todas las partes del proceso necesarias para llevar a cabo el evento en cuestión.

La confirmación de los ponentes, profesores invitados o conferencistas es el tercer paso en este camino que nos hemos trazado. En función de ello, se realizará la programación del evento, estableciendo los horarios de las ponencias, de descanso. La mayoría de participantes asiste a los congresos, jornadas y eventos para interactuar con otras personas. No menospreciar estos espacios y ser flexible (con tiempos y espacios) para favorecer el networking y la interacción entre participantes. Hay que ser muy escrupulosos con la puntualidad para lograr respetar los tiempos de intervención y el programa en general.

En cuarto lugar diseñar una estrategia de comunicación y promoción del evento. A partir de identificar nuestro público objetivo, detallar diferentes formas de llegar a ellos y secuenciarlas en el tiempo. Desde la propia web del evento, perfil en las diferentes redes sociales del mismo, envío de invitaciones vía mal, correo postal, afiches, posters en zonas de interés según la temática abordada,, anuncios en revistas especializadas, etc.

En quinto lugar y en línea con el paso cuarto, se debe determinar los materiales necesarios para difundir y promocionar el evento que estamos organizando y aquel material de papelería que vamos a distribuir entre los asistentes: carpetas, cuadernos, maletines, blogs de papel  u hojas de papel personalizados, bolígrafos, acreditaciones, carteles de mesa, indicadores de sitio, invitaciones, tarjetas, etc. Y en este punto, puedes contar con J. de Haro Ecográficas para el diseño e impresión de los mismos. También puede determinarse, según el presupuesto disponible, la posibilidad de regalos a los asistentes, como bolsos, maletas, paraguas, discos usb, gorros, sombreros, pañuelos o chalinas, camisetas, etc.

En sexto lugar se debe contratar los servicios de una empresa de catering ya sea para cafés como las comidas. La determinación de la inclusión de todas las comidas diarias dependerá en gran medida del presupuesto disponible.

Y, por supuesto, intentar no dejar nada para el último momento.  Hay que ir confirmando cada apartado de la organización lo antes posible a fin de tener margen y flexibilidad para modificar o ajustar pequeños detalles de última hora.

Cada evento es un mundo y tiene sus peculiaridades. Algunos necesitarán más que otros la papelería o los trabajos de imprenta para las invitaciones, carteles, pósters, acreditaciones, carpetas cuadernos y maletines con el logo y datos del evento, tarjetas, bolígrafos, etc.

En J. de Haro Artes Gráficas, Imprenta de Sevilla, podemos asesorarle en el diseño e impresión de todo tipo de papelería y demás elementos necesarios para Congresos, Convenciones, , Conferencias, Jornadas, Eventos.  Consúltenos, estamos a su disposición, para brindarle la mejor solución.